도전과제

문서에 서명하고, 봉하고, 전달하는 데 드는 비용 절감

일사천리로 모든 일을 진행해야 하는 광고 시장에서 여유 시간이 늘면 굉장한 이익입니다. 마감 시간을 맞춰야 하므로 해외에 있는 고객에게 광고 및 홍보 전략을 최종적으로 승인 받아야 할 경우 특히 더 그렇습니다. Dentsu사는 해외 고객에게 광고를 승인 받기 위해 늘 정신 없이 우편으로 자료를 보내고 마감 시간에 쫓기기 일쑤였습니다. Dentsu사 직원들은 크기가 수백 메가바이트에 이르는 많은 옥외 광고와 TV 광고를 제작하고 서로 공유합니다. Dentsu사의 이메일 서버는 크기가 한정되어 있어 직원들은 어쩔 수 없이 광고물을 DVD에 담아 해외에 있는 고객이나 동료에게 보내야 했습니다. DVD로 보내려면 일일이 포장해야 할 뿐 아니라 우편물이 도착하는 데 시간이 걸리므로 제작 일정에 차질이 생기고 직원들은 일을 더 서두를 수 밖에 없었습니다. 게다가 회사에서는 매달 엄청난 우편 요금을 부담해야 했습니다. DVD로 보내는 방식이 쓸데없는 비용을 낭비한다는 사실이 명백해지면서 Dentsu사는 새로운 방법을 찾게 되었습니다. Dropbox Business는 빠르고 안정적이며 요금이 합리적일 뿐 아니라 멀리 떨어져 있는 사람들과 파일을 쉽게 공유할 수 있다는 측면에서 Dentsu사에 해결책을 제시해 주었습니다. Dentsu사의 고객 관리 책임자인 Ai Ando는 "해외 시장은 당사에 매우 중요하며 종종 해외에 자료를 보내야 하는 경우가 있습니다. Dropbox Business는 보안성과 안정적인 서비스를 보장하므로 해외에 있는 고객과 자료를 공유할 수 있는 적합한 솔루션임을 알게 되었습니다."라고 말합니다.

Dentsu의 고객 관리 책임자 Ai Ando

해결책

새로운 해외 사업 운영 방식

Dropbox Business를 도입한 후 파일 공유 방식 및 업무 흐름이 완전히 바뀌면서 해외 사업팀과 같은 부서에서 고객 및 협력업체들과 크기에 관계없이 대용량 파일을 빠르게 공유할 수 있게 되었습니다. Ando는 "한 번에 200~300MB 크기의 고해상도 사진을 20~30개씩 고객에게 보내는 경우가 자주 있습니다. Dropbox Business를 사용한 후부터 매일 대용량 자료를 처리하기가 수월해졌습니다. 필요한 파일을 고객에게 직접 보내지 않고 링크로 대신 보내면 고객이 바로 받을 수 있습니다."라고 말합니다. Dentsu사 직원들은 Dropbox를 사용하면 고객이 광고 컨셉이나 광고물(광고 자산), 광고 영상을 검토하기 위해 파일을 다운로드할 필요가 없다는 걸 깨달았습니다. 웹에서 쉽게 액세스할 수 있는 Dropbox Business를 사용하면 인쇄 광고에서 방송 광고에 이르는 모든 광고 자료를 온라인에서 볼 수 있습니다. Ando는 "고객이 광고물과 광고 영상을 다운로드하지 않고 Dropbox Business에서 바로 볼 수 있다는 게 장점입니다. 고객이 출장 중이어도 바로 광고를 검토하고 최종적으로 승인할 수 있어 일을 신속하게 처리할 수 있습니다."라고 설명합니다. Dropbox Business는 Dentsu사 직원들에게 이러한 편리함을 제공할 뿐 아니라 IT 부서에는 자료를 안전하게 보관할 수 있는 보안성을 보장합니다. Ando는 "당사는 중요한 비밀 자료를 다루므로 IT 부서에서 보안은 가장 중요한 사안이며, Dropbox Business는 보안에 관한 당사의 요구 사항을 충족시켜 줍니다."라고 말합니다.

Dentsu의 고객 관리 책임자 Ai Ando

성과

비용 절감, 생산성 향상

Dentsu사는 Dropbox Business를 도입하고 나서 시간 및 비용 측면에서 모두 큰 효과를 거두었습니다. 국제 우편 요금이 크게 줄었습니다. Ando는 "2,3년 전만 해도 4달 동안 들어간 우편 요금만 수십만 엔에 달했습니다. Dropbox Business를 사용하고 난 후 그러한 비용이 대폭 줄었습니다."라고 말합니다. 비용은 절감되면서 생산성은 향상되었습니다. DVD로 직접 보낼 필요가 없으므로 마감 시간에 쫓기지 않게 되었습니다. 이제 직원들은 더 좋은 광고를 제작하는 데 더 많은 시간을 할애하고, 또한 사진을 촬영하거나 고객을 방문하느라 사무실을 비울 때에도 업무 생산성을 안정적으로 유지할 수 있습니다. 또한 Ando는 "Dropbox Business에 업무 파일을 보관하고 있습니다. 출퇴근 중에 또는 밖에 있을 때에도 모바일 장치에서 Dropbox 앱을 통해 광고 프로젝트를 검토하고, 검토한 자료를 직원들에게 링크를 보내 공유할 수 있습니다."라고 설명합니다. 이렇듯 회사 파일에 24시간 원격으로 액세스할 수 있다는 점은 모든 일을 일사천리로 진행해야 하는 광고 업계에서 가장 결정적인 요인일 수 밖에 없습니다. Dropbox Business를 통해 Dentsu사는 광고 분야에서 선두 자리를 유지하며, 전 세계 고객에게 성공적인 광고를 제공하고 만족도를 높이기 위해 노력하고 있습니다.