자료 다운로드 :

https://www.dropbox.com/s/jtxazug5l9d4qmz/%EC%82%AC%EC%9A%A9%ED%9B%84%EA%B8%B0_%EA%B3%B5%EC%B0%A8%EC%BD%94%EB%A6%AC%EC%95%84_Final.pdf?dl=0

데이터의 양, 협업의 증가

공차코리아에서는 매달 신규 점포를 오픈하는 점주들을 대상으로 음료 레시피부터 장비 사용, 매장 운영 전반에 관한 교육을 실시합니다. 기존엔 본사에서 하드카피로 교육해 왔는데, 교육 콘텐츠에 대한 접근 편의성을 높여 언제 어디서나 필요한 내용을 찾아볼 수 있도록 E-러닝 앱을 기획했습니다. Dropbox를 통해 E-러닝 앱에 탑재할 대용량 교육 영상 자료를 각국 담당자 및 외부 업체와 보다 효율적으로 공유하며 협업할 수 있었고, 2020년 7월 E-러닝 앱을 성공적으로 론칭해 교육 서비스를 제공하고 있습니다.

흩어져 있던 자료를 한곳에

교육서비스팀에선 오랜 기간 동안 메신저와 메일, 외장하드로 파일을 공유해 왔습니다. 모든 자료를 외장하드에 보관했기 때문에 외부에 교육을 하러 갈 때도 늘 외장하드를 소지해야 했고, 자료를 가지고 있는 담당자가 자리를 비우면 연락해서 자료를 받기까지 시간이 많이 소요되었습니다. 무엇보다 자료가 산발적으로 흩어져 있어 사용, 수정 내역 등을 한눈에 확인하기 어려웠습니다.

“지난해 공차코리아는 점주들의 비대면 교육을 위해 E-러닝 앱을 구축하고, 이곳에 모든 교육 영상들을 올려두었어요. 대용량의 동영상 파일을 쉽고 빠르게 공유할 수 있는 Dropbox가 없었다면 정해진 기한 내에 국내와 글로벌 동시에 E-러닝 앱을 론칭하기 어려웠을 겁니다.”

- 공차 코리아 교육서비스팀 최유진 대리

Dropbox 도입 후 변화

중요한 자료를 쉽게 찾고 빠르게 처리

Dropbox 도입 이후 흩어져 있던 교육 자료를 한곳에 모아 빠르게 공유할 수 있게 되었습니다. 사용 초기부터 팀 폴더를 만들어 목적에 따라 체계적으로 자료를 정리해 놓았기 때문에 담당자 부재 시에도 필요한 파일을 즉시 찾아 활용할 수 있습니다. 또한 업무가 나뉘어 있다 보니 업무 인계를 받을 때 최소 2~3일의 시간이 소요되었는데, 드롭박스를 활용하면서 업무 관련 자료와 히스토리를 쉽게 찾을 수 있어 이 시간도 현저히 줄었습니다.

팀 내에서 교안을 검수할 때 메신저로 주고받던 피드백을 파일 기반의 기록으로 남기게 된 것도 큰 변화중 하나입니다. 처음에는 파일에 피드백 내용을 적어 다시 업로드하는 과정이 번거로웠지만, 곧 드롭박스를 통해 히스토리를 보다 체계적으로 관리할 수 있다는 것을 팀원들이 인지하게 됐고 지금은 모든 피드백을 드롭박스를 통해 주고받고 있습니다.

기존 솔루션 대비 비교

사용자 측면

• UX가 직관적이어서 처음 사용하는 사람들도 쉽게 이용할 수 있습니다. 앱을 다운로드해 로그인을 하고 나면 그 이후엔 로그인을 다시 할 필요가 없고 폴더에 자료를 업/다운로드하는 과정도 간편합니다.

• 파일을 외부에 공유할 때 상대방이 드롭박스 계정을 가지고 있지 않아도 ‘링크 전송 기능’으로 바로 자료를 다운로드하게 할 수 있습니다. 이 기능을 이용하면 해당 파일에 대한 다운로드 권한만 주어지기 때문에 보안을 유지하는 데에도 도움이 됩니다.

관리자 측면

• 교육 자료엔 제품 레시피나 노하우 등 민감한 내용들이 다수 포함되어 있어 보안을 유지하는 것이 무엇보다 중요합니다. 드롭박스는 관리자가 파일의 사용 이력을 모두 모니터링 할 수 있어 만약 누군가가 실수로 파일을 지우거나 관리를 잘못해도 원래대로 복원할 수 있어 안심이 됩니다.

• 이미지와 PDF 파일에 워터마크를 삽입하는 기능도 유용합니다. 회사의 자산이나 마찬가지인 교육 자료에 워터마크를 삽입하여 외부로 유출되거나 함부로 공유되는 것을 방지할 수 있습니다.

Dropbox의 최대 장점은?

빠른 동기화 속도

빠른 동기화 속도입니다. 사실 다른 기업용 클라우드 서비스들을 사용하면서 동기화 속도를 직접 비교해보고 난 후에 드롭박스를 선택했습니다. 기존엔 하나에 500~700MB 정도 되는 교육 영상 파일을 5~6개씩 업로드하려면 시간이 너무 오래 걸렸고, 중간에 끊기는 경우도 많아 다른 업무를 하다가도 수시로 확인해야 했습니다. 업로드가 끝나도 파일이 유실되지 않고 제대로 올라갔는지 불안해서 재확인하는 경우도 잦았습니다. 드롭박스는 영상 파일을 드래그해서 옮기기만 하면 짧게는 몇 초에서 최대 몇 분안에 업로드가 완료되니 시간도 단축되고 안정성 또한 뛰어나 안심할 수 있습니다.

적용 확장 목표 및 기대효과

해외와 협업 시 적극 활용

프랜차이즈 사업 특성상 전 세계에 표준화된 자료와 서비스를 제공해야 하는데, 이를 위해 공차코리아가 주도적으로 드롭박스를 활용해 교육 자료와 파일을 공유하고 있습니다. 앞으로 각 국가와 협업 시 드롭박스를 더욱 적극적으로 활용하도록 하여 보다 많은 소통과 파일 관리를 드롭박스를 통해 할 계획입니다.

본사 내부에서도 다른 부서와 협업할 때 드롭박스를 사용하도록 유도하고 있습니다. 교육서비스팀에서 도입했지만 현재는 IT팀과 CS팀까지 드롭박스를 사용하고 있으며, 점차 활용 부서를 확대해나갈 예정입니다.

“공차코리아는 빠르고 체계적인 데이터 공유 플랫폼을 바탕으로 국내뿐만 아니라 전 세계 매장에 교육 서비스를 제공하고 있어요. 표준화된 자료와 서비스를 제공해야 할 때 Dropbox는 가장 좋은 협업 툴이 될 거예요.”

공차 코리아 교육서비스팀 최유진 대리