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드롭박스는 디자인 회사에 딱 맞는 툴입니다

안녕하세요. 플러스엑스 공동대표 유상원, 이재훈입니다.

플러스엑스는 2010년 설립된, 브랜드와 소비자가 만나는 모든 접점에 대해 통합적인 솔루션을 제안하는 디자인 컨설팅 회사입니다. 플러스엑스는 서비스, 제품, 패키지, 광고, 웹사이트 등 각 분야별로 분산되어 있는 다양한 커뮤니케이션의 접점에, 일관된 브랜드 경험을 제공하는 것을 목표로 일하고 있습니다. 대표적인 통합 브랜드 구축 프로젝트로는 BTS, 알리페이, 텐센트, CU, 11번가, CJ대한통운, 29CM 등이 있습니다.

비용보다 더 큰 효용을 선택했습니다

드롭박스 도입 이전엔 업무용 데이터를 NAS에 저장했습니다. 코로나 시기 재택근무를 하면서 NAS 접속이 여의치 않아 이메일 서비스와 연동된 타사 클라우드 서비스를 사용한 적이 있는데 속도나 사용성 측면에서 불편함을 많이 느꼈어요. 저희는 디자인 회사고 다수의 고객사를 상대하다 보니 영상 파일부터 워드 파일까지 다루는 파일의 종류가 다양하고, 용량도 큰 편입니다. 대용량 파일을 공유할 때 주로 개인 대용량 메일을 사용했는데, 고객사마다 보안 환경이 달라 파일 공유에 어려움을 겪었습니다. 그래서 클라우드 서비스 도입을 본격적으로 검토하게 되었습니다.

사실 저희 둘 다 개인적으로 드롭박스를 오랫동안 사용해 온 헤비 유저입니다. 드롭박스의 속도와 편의성, 보안이 얼마나 뛰어나고, 조직에서 사용했을 때 얼마나 확장성이 있을지 잘 알고 있었기 때문에 회사에 드롭박스를 도입할 때 고민했던 것은 딱 하나, 비용이었어요. 기존의 NAS를 유지하는 비용과 다른 클라우드 서비스를 사용할 때의 비용, 드롭박스를 선택할 때의 비용을 함께 두고 비교했고, 상대적으로 높은 비용을 감수하고서라도 드롭박스를 사용할 때의 효용이 더 클 것이라는 판단 아래 도입을 결정했습니다.

처음엔 일부 조직에만 먼저 도입했는데 이를 전사적으로 확대한 건 지난해부터 시작한 교육 사업이 계기가 되었습니다. 최근 저희가 온라인 교육업체 패스트캠퍼스와 함께 사용자 경험(UX), 사용자 인터페이스(UI), 브랜드 경험(BX), 크리에이티브 개발(DX) 등 다양한 디자인 분야를 아우르는 온라인 디자인 교육 플랫폼 ‘PLUS X SHARE X’를 론칭했거든요. 각 팀에서 교육 자료로 활용할 교안을 만들어야 했는데, 교안 제작을 위해 팀 간, 또는 외부와 협업을 많이 해야 했어요. 팀끼리 파일을 주고받고, 피드백을 달고, 외부 업체와도 대용량 파일을 공유하는 횟수가 늘면서 드롭박스 도입을 확대하게 됐죠. 오랜 기간 NAS를 써왔기 때문에 아직 NAS와 드롭박스를 함께 사용하고 있지만, 궁극적으로는 드롭박스로 기존 데이터를 전부 이관할 계획입니다.

“오랫동안 드롭박스를 사용하다 보면 지속적으로 기능과 서비스가 고도화되는 것이 보여요. 드롭박스는 굉장히 디테일한 부분에서 ‘어, 이런 것도 돼?’ 하는 포인트가 많아요.드롭박스의 세부 기능들을 경험하고 나서 다른 클라우드 서비스를 사용하면 불편한 점들이 더 크게 느껴지더라고요.”

유상원 플러스엑스 공동대표

세분화된 권한 설정으로 데이터 보안도 안심

드롭박스를 도입한 이후 가장 만족스러운 점은 데이터 보안이 강화되었다는 것입니다. 디자인 회사는 지금까지 진행했던 프로젝트 데이터들이 가장 큰 자산이거든요. 일례로, 인턴을 채용하게 되면 인턴이 열람할 수 있는 데이터와 정직원이 다룰 수 있는 데이터가 정해져 있어요. 업무에 대한 이해가 적은 분들이 혹시라도 데이터를 잘못 다루면 훼손될 수 있으니까요.

기존의 NAS를 사용할 때는 부서별로 구분해 접근 권한을 아예 차단하거나 열어두는 두 가지의 선택지밖에 없었는데, 드롭박스는 데이터를 열람할 수 있는 권한만 주고, 수정할 수 있는 권한은 주지 않는다든지, 멤버별로 접근할 수 있는 데이터에 대한 권한을 다양하게 줄 수 있다는 점이 가장 큰 장점으로 다가왔습니다. 누군가가 대용량으로 데이터를 다운로드했을 때 관리자에게 알림이 오고 누가 다운을 받았는지 파악할 수 있어 안심할 수 있었죠.

저희 사규엔 퇴사할 때 회사 데이터를 못 가지고 나가게 되어 있지만, 지금까지 일일이 확인할 수 없어 묵인해 온 부분이 있었거든요. 드롭박스에선 관리자가 멤버를 삭제하면 해당 PC에서도 동기화된 데이터가 사라지니까 데이터 유출에 대한 우려가 없어진 것도 큰 장점입니다.

앞서 말씀드린 ‘PLUS X SHARE X’ 교안 제작과 관련해서도 NAS에서는 부서별로 구분되어 있어 UX, UI 팀 폴더에 BX 팀은 아예 접근하지 못하다 보니 다른 부서의 사람들과 협업하거나 자료를 참조할 때 어려움이 있었어요. 교안의 포맷을 통일하고, 교육 내용의 수준을 동일하게 유지하려면 다른 팀들이 만든 교안을 그때그때 확인해야 하는데 드롭박스는 팀 폴더로 나뉘어 있어도 권한을 주면 참여자들이 쉽게 확인할 수 있고, 다운로드할 수 있어 교안을 만드는 모든 멤버들이 편리하게 자료를 공유하고 협업할 수 있게 되었습니다.

드롭박스의 다양한 기능 활용도 높일 것

현재까진 데이터 저장, 팀 폴더, 대용량 파일 공유 같은 기본 기능을 중심으로 사용하고 있지만, 파일 변환이나 파일 정리 기능같이 드롭박스의 비즈니스용 세부 기능을 점차 많이 활용하게 되면 데이터 관리와 업무 효율이 더욱 높아질 것으로 기대합니다.

특히 저희처럼 고객사에 제안서를 많이 보내는 회사는 고객사에서 우리가 보낸 문서의 어떤 부분을 꼼꼼히 보고, 어떤 부분을 보지 않는지 파악할 수 있으면 좋은데 이를 트래킹 할 수 있는 ‘독샌드(DocSend)’ 같은 기능은 큰 도움이 될 것 같습니다. 개인적으로 ‘페이퍼’ 기능을 유용하게 사용하고 있는데요. 같은 문서를 여러 사람이 공유하면서 댓글을 달 수 있어 업무 일지나 주간 리포트 같은 것을 페이퍼로 바꿔도 좋겠다는 생각도 하고 있습니다.

데이터를 관리하는 입장에선 드롭박스를 도입하면서 매주 메일로 받는 리포트도 관심 있게 보고 있습니다. 파일 변경 내역을 확인할 수 있고, 파일이 잘못되면 이전 버전으로 복구할 수 있는 기능은 관리자를 심리적으로 안심시키는 효과도 있는 것 같아요. 아직 도입 초반이라 드롭박스의 다양한 기능을 업무에 적극적으로 활용하진 못하고 있지만, 처음부터 새로운 기능을 전사에 도입하는 것보다 작은 프로젝트에서 소수 인력이 먼저 기능을 사용해 본 뒤 반응이 좋으면 단계적으로 확대해 나가려고 합니다.

“디자인 회사 중엔 아직 보안 때문에 자체 서버를 사용하는 곳이 있는데 드롭박스를 써보니 데이터 사용 내역이 트래킹 되고, 관리자에게 리포팅이 잘 되어서 오히려 안전하고 업무에서 자유도도 높아지더라고요. 클라우드 서비스 도입을 망설이는 디자인 회사나 중소업체에 드롭박스 도입을 권하고 싶습니다.”

이재훈 플러스엑스 공동대표